Mua hệ thống mới rồi, vì sao nhân viên vẫn thích Excel?

MrMax Holdings, doanh nghiệp bán lẻ tại Nhật Bản, bắt đầu xây nền tảng dữ liệu bằng Snowflake từ tháng 5/2023 và sử dụng Tableau để hiển thị báo cáo. Hệ thống vận hành chính thức từ tháng 9/2024 nhưng ban đầu xử lý chậm, khó sử dụng và có lúc chưa đáp ứng nhu cầu thông tin của nhân viên, theo bài viết của DIGITAL X ngày 15/10/2026 [1].

Vì thế, nhiều người vẫn dùng bảng tính hoặc dựa vào kinh nghiệm. Công ty bổ sung thêm nhiều dashboard, nhưng một số chỉ lặp lại dạng báo cáo Excel vốn có. Hệ thống phải xử lý nhiều việc hơn, kéo theo chi phí vận hành tăng.

MrMax không từ bỏ dự án. Họ thay đổi đối tác triển khai, xem lại cấu hình, cách xử lý câu lệnh dữ liệu và các tác vụ chạy định kỳ. Theo kết quả được doanh nghiệp chia sẻ, một công việc lấy dữ liệu từ khoảng hai giờ đã rút xuống còn vài phút. Thời gian hiển thị và trích xuất dữ liệu nói chung giảm hơn 50%, còn chi phí nền tảng giảm hơn 40% [2].

Đây là các chỉ số ở phạm vi khác nhau, không nên cộng chúng lại. Trong câu chuyện được kể lại, một quản lý cửa hàng không còn cần đến làm lúc 7 giờ chỉ để đợi lấy dữ liệu, mà có thể bắt đầu lúc 8 giờ. Cải thiện kỹ thuật cuối cùng phải đem lại thay đổi thật trong ngày làm việc.

Thứ nhất, nhiều dashboard chưa chắc tốt hơn. Quan trọng là người dùng có ra quyết định nhanh và chính xác hơn không. Thứ hai, phần mềm chạy chậm chưa chắc giải quyết bằng cách mua máy chủ mạnh hơn; đôi khi cấu hình và quy trình xử lý mới là nguyên nhân. Thứ ba, thuê nhà cung cấp không có nghĩa doanh nghiệp có thể giao hoàn toàn trách nhiệm về hiệu quả sử dụng.

• Đo thời gian hoàn tất công việc, không chỉ số tính năng đã bàn giao.
• Để nhân viên thật kiểm thử với dữ liệu và tình huống thật.
• Theo dõi chi phí vận hành và ghi nhận phản hồi sau khi triển khai.

Excel vẫn rất hữu ích khi cần phân tích nhanh hoặc thử một ý tưởng. Mục tiêu của hệ thống mới không nhất thiết là loại bỏ mọi bảng tính, mà là giảm sao chép thủ công, sai sót, chậm trễ và những lần làm đi làm lại.

Nếu phần mềm mới khiến việc tìm số liệu, phối hợp nhóm và ra quyết định dễ hơn, nhân viên sẽ có lý do để chuyển sang dùng. Ngược lại, việc họ bám vào công cụ cũ có thể là tín hiệu cho thấy dự án chưa giải quyết đúng vấn đề.

Sau khi cải thiện nền tảng, MrMax bắt đầu khai thác AI agents cho các công việc như dự báo nhu cầu, phân tích cửa hàng, báo cáo cho nhân viên phụ trách mua hàng và kiểm tra tồn kho [2].

Điều đáng chú ý là thứ tự: cải thiện chất lượng dữ liệu và hiệu quả vận hành trước, rồi mới mở rộng sang AI. Nếu hệ thống ban đầu rối và thiếu chính xác, đưa AI vào sẽ chỉ khiến vấn đề lan nhanh hơn.

“Chuyển đổi số không thành công vào ngày phần mềm được cài đặt. Nó thành công khi công việc thực tế trở nên tốt hơn.”